Regels voor bezoekers van het Historisch Archief

1. Algemeen

1.1.     U moet een afspraak maken om het archief te bezoeken. Het historisch archief is geopend van maandag tot en met vrijdag, van 9:00 tot 16:00 uur.

1.2.     Als bezoeker hebt u alleen toegang tot de ruimten die voor iedereen toegankelijk zijn. U mag niet roken in het gebouw. Huisdieren mogen niet mee naar binnen.

1.3.     Een medewerker van het archief is aanwezig tijdens uw bezoek. Hij of zij kan u uitleggen hoe u informatie kunt vinden in het archief. De medewerker vertelt wat u wel en niet mag doen. Houdt u zich niet aan regels? Dan mogen wij u de toegang weigeren.

1.4.     U mag alleen potloden, papier en uw laptop of tablet meenemen in de leeszaal. Uw tas en andere spullen kunt u opbergen in een kluisje. Uw jas kunt u ophangen aan de kapstok. De regels voor camera's staan bij punt 5.1.

1.5.     Houd rekening met andere bezoekers. Zij mogen geen last van u hebben. In de leeszaal mag u niet eten, drinken of telefoneren.

1.6.     U bent zelf verantwoordelijk voor uw eigendommen. Het waterschap is niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging.

1.7.     In de leeszaal staat een computer voor onderzoek in het archief. U mag de computer niet gebruiken voor iets anders. Als het druk is, wilt u dan ook anderen de kans geven de computer te gebruiken?

1.8.     Is er brand of een andere noodsituatie? Dan moet iedereen meteen het gebouw verlaten. Volg dan de instructies van medewerkers van Waternet. Dit geldt ook als Waternet een ontruiming oefent.

1.9.     De archivaris mag de studiezaal sluiten. De gewone openingstijden gelden dan niet. Ook kan hij of zij de dienstverlening beperken.

2. Inschrijving

2.1.     Om het historisch archief te gebruiken moet u zich inschrijven. Vul daarvoor een bezoekerskaart in. Vul uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres in. Schrijf ook in het kort op wat het doel is van uw onderzoek. Onderteken daarna de kaart.

We kunnen u vragen uw legitimatiebewijs te tonen. Dit bewijs moet geldig zijn. Komt u in een korte periode vaker langs? Dan kan de medewerker van het archief besluiten dat u zich niet steeds opnieuw hoeft in te schrijven.

2.2.     Als u een bezoekerskaart invult gaat u akkoord met deze regels. Deze regels kunt u op de website én in de studiezaal lezen.

2.3.     We bewaren de informatie die u invult op de bezoekerskaart. Zo kunnen we contact met u opnemen over uw bezoek. Ook kunnen we zo zien hoeveel mensen het archief bezoeken. En wat het doel van hun bezoek was. Verder houden we bij naar welk materiaal zij bekijken.

2.4.     We gebruiken uw e-mailadres om u nieuws over het archief te sturen. Denk daarbij aan informatie over het sluiten van de leeszaal tijdens onze vakanties. Maar we kunnen u bijvoorbeeld ook uitnodigen voor een tentoonstelling. Verder sturen we soms een bericht als we materiaal uit het archief gescand hebben en u deze scans online kunt lezen. We sturen niet heel vaak nieuwsberichten. Wilt u ze toch niet ontvangen? Laat het ons dan weten in een antwoord op een nieuwsbericht.

3. Het gebruik van materiaal

3.1.     U kunt tot een half uur voor sluitingstijd materiaal uit het archief aanvragen.

3.2.     De medewerker van het archief kan dossiers voor u ophalen. Vul daarvoor een formulier in. Vul eerst uw naam en de datum in. Daarna schrijft u op bij welke organisatie het dossier hoort. Dat is de archiefvormer. Vul ook het nummer van het dossier in. Dat nummer is het inventarisnummer. U kunt ook vooraf per email of telefoon materiaal aanvragen.

3.3.     Vul voor ieder inventarisnummer een formulier in.

3.4.     U mag maximaal vijf inventarisnummers tegelijk aanvragen. U mag één dossier tegelijk op tafel hebben. Dit is voor de veiligheid. Wilt u documenten uit verschillende dossiers met elkaar vergelijken? Laat dat dan aan de medewerker van het archief weten. Hij of zij vertelt u dan wat u moet doen.

3.5.     Het kan zijn dat het druk is in de leeszaal. De medewerker van de studiezaal kan dan besluiten minder dossiers voor u op te halen.

3.6.     U mag originele documenten alleen in de leeszaal gebruiken.

3.7.     U mag geen dossiers van andere bezoekers overnemen. De andere bezoeker moet het dossier eerst inleveren bij een medewerker. Daarna kunt u ze aanvragen.

3.8.     U kunt meestal de originele teksten, kaarten, tekeningen en andere documenten bekijken. Maar er zijn wel een paar uitzonderingen. Bijvoorbeeld voor documenten:
- die erg kwetsbaar zijn
- die nog niet openbaar zijn
- die nog geen beschrijving hebben
- waarvan we alleen scans of kopieën laten zien.
De archivaris bepaalt of u het echte document kunt gebruiken.

3.9.     Bedenk dat de documenten kwetsbaar, uniek en onvervangbaar zijn. Wij verwachten daarom dat u erg zorgvuldig bent bij het bekijken van de originele documenten. U bent zelf verantwoordelijk voor het materiaal dat u hebt aangevraagd. Hieronder staan instructies waar u zich aan moet houden.

• Raak de documenten zo weinig mogelijk aan.
• Zorgt ervoor dat u de documenten niet vouwt of kreukt.
• Gebruik de stukken niet als onderlegger. Leun niet op de documenten en zet er geen voorwerpen op.
• Leg geen documenten of archiefdozen op de vloer.
• Verwijder nooit labels, nietjes, paperclips of andere materialen.
• U mag de volgorde van losse documenten niet veranderen. Zorg dat losse blaadjes netjes bij elkaar blijven.
• Maak geen aantekeningen op de documenten.
• Voeg geen eigen papieren, memo-stickers en dergelijke toe.
• Ziet u een beschadigd document? Of denkt u dat een document niet op de goede plek is opgeborgen? Meld dit dan bij de medewerker.

4. Gebruik en/of publicatie

4.1.     Er zijn regels voor het gebruiken van gegevens over personen. Deze staan in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. U moet zich aan deze wet houden.

4.2.     Het kan zijn dat u niet-openbare documenten hebt bekeken. U mag informatie uit die documenten niet kopiëren of verspreiden. Wilt u dat wel doen? Vraag dan de archivaris om toestemming. Alleen als u eerst schriftelijke toestemming van de archivaris heeft gekregen, mag u informatie uit niet-openbare documenten vermenigvuldigen of verspreiden.

4.3.     Gebruikt u afbeeldingen, citaten en dergelijke? Neem dan  een bronvermelding op met de tekst: "Historisch archief van waterschap Amstel, Gooi en Vecht". Geef ook aan waar u de informatie gevonden hebt. Daarvoor noemt u de naam van het archief en het inventarisnummer.

4.4.     Gebruikt u informatie of afbeeldingen uit het archief in een publicatie? Dan ontvangen we graag een kopie van deze publicatie. Deze bewaren we dan in de bibliotheek bij het archief.

5. Foto's, fotokopieën en andere reproducties 

5.1.     U mag in de studiezaal foto's maken van archief- en bibliotheekmateriaal. U mag geen flits, handscanner of leespen gebruiken. Fel licht kan de documenten beschadigen.

5.2.     Wilt u een papieren kopie? Dan kunt u de medewerker van het archief vragen om een kopie voor u te maken. U mag niet zelf de documenten uit het archief kopiëren.

5.3.     Soms kan de medewerker materiaal uit het archief niet voor u kopiëren of scannen. Bijvoorbeeld als dat door het formaat niet kan of als boeken niet ver genoeg open kunnen. Ook kwetsbaar materiaal kunnen we niet altijd kopiëren. U kunt in deze gevallen zelf foto's maken.

5.4.     Kunt u tijdens uw bezoek geen kopie, scan of foto maken? Dan kunt u het waterschapsarchief opdracht geven dit te laten doen. U betaalt dan de werkelijke kosten. Voordat we de kopieën maken krijgt u een schatting van de kosten. U kunt dan besluiten of ze wel of niet gemaakt moeten worden. We maken alleen kopieën van openbaar materiaal uit het waterschapsarchief.

5.5.     Het waterschap maakt alleen kopieën, scans of foto's als dit kan binnen de regels van de Auteurswet. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat u de kopieën juist gebruikt. Het waterschap is niet aansprakelijk voor eventuele inbreuken op het auteursrecht.

5.6.     U mag geen materiaal uit het archief overtrekken op papier. Vraag de medewerker van de studiezaal of hij of zij een kopie voor u kan maken.

5.7.     U mag alleen foto's of andere kopieën maken of laten maken van openbaar materiaal.

6. Klachten en geschillen

6.1.     Hebt u klachten? Ga dan naar de archiefmedewerker. U kunt uw klacht ook schriftelijk indienen. Stuur dan een brief naar:

Waterschap Amstel, Gooi en Vecht
Postbus 94370
1090 GJ Amsterdam.

6.2.     Bent u het niet eens met een beslissing van de archivaris? Laat dit dan weten aan de archivaris. De archivaris zal de beslissing dan op papier zetten, als u dat wilt. De archivaris vertelt ook hoe u tegen dat besluit bezwaar kunt aantekenen.

6.3.     Houdt u zich niet aan deze regels? Dan kan de archiefmedewerker u vragen om te stoppen met het onderzoek. Hij of zij kan u ook vragen om het gebouw te verlaten. Bent u het hier niet mee eens? Dan kunt u een klacht indienen zoals in artikel 6.1 en 6.2 is beschreven.